To do

Sinds ik in Almere werk, maak ik zo’n twee keer per week een to do-lijst. Hij bestaat uit twee kolommen: Urgent en Belangrijk. Ik heb geleerd om zo min mogelijk urgente dingen te hoeven doen, zodat ik me kan concentreren op de belangrijke dingen. Als ik alleen maar urgente dingen doe, loop ik de kans dat de belangrijke dingen ook urgent worden. Maar dat terzijde.
De eerste lijst maak ik op zondagavond in alle rust om grip op de week te krijgen. De basis van de to do-lijst is de bak met email die vaak nog over is van de afgelopen week, alle aantekeningen die ik tijdens alle vergaderingen maak, en natuurlijk: de oude to do-lijst. Die ziet er vaak gehavend en slordig uit. Er zijn dingen doorgestreept, dingen tussen gezet, telefoonnummers staan er bij, uitroeptekens, of juist vraagtekens, namen van mensen, berekeningen… een zooitje is het. Het is rustgevend, als ik alles wat ik nog niet heb gedaan weer netjes op een rijtje zet.
Op woensdagochtend maak ik de tweede to do-lijst. Vaak is de helft van de oude lijst nog niet uitgevoerd. Die schrijf ik gewoon weer over en vul ik aan met alles wat ik op de vergaderdagen (maandag en dinsdag) weer allemaal aan anderen heb beloofd. Het komt vaak voor dat de to do-lijst aan het eind van de week langer is dan aan het begin. Het lijkt dan of ik helemaal niets hebt gedaan. Een hopeloze kwestie. Het gaat maar door. Het is een nooit-eindigend verhaal. Ik ben gewoon nooit klaar. Dat is een ontmoedigende gedachte.
Iemand herkende dit fenomeen en raadde me aan om één keer in de week een lijst te maken van de dingen die ik wel heb gedaan; een ‘helemaal klaar-lijst’. Daarmee geef je dan jezelf een compliment voor het harde werken en je hebt niet zo’n gevoel dat je tekort schiet. Een goed idee, maar ik ben er tot op heden niet aan toe gekomen. Het maken van zo’n bemoedigende opsomming staat nu alweer geruime tijd in de categorie Belangrijk.