Heisessie

In conferentieoord Villa Heidebad in Epe praat het managementteam van de Dienst Bedrijfsvoering van de Gemeente Almere over de interne dienstverlening. Alle afdelingsmanagers en de directeur hebben een duidelijke opdracht. Kan het beter en kan het goedkoper? Het gaat om veel geld, het gaat om veel medewerkers en we moeten stevig bezuinigen.
We zitten in een zaaltje in een kring en na een filmpje en een inleiding, schrijven we de gebruikelijke flappen vol. We tekenen een driehoek op de vloer en we kiezen positie. We praten over service, kwaliteit en kosten, en de verhouding tussen die drie.
Na de lunch hebben we het over de dienstverlening die moet, zoals het financieel beheer, de salarisadministratie en de ICT-infrastructuur. En we hebben het over de keuze die de directie nog kan maken. Bijvoorbeeld over het sluiten van delen van het stadhuis op vrijdag, of het betalen voor de koffie uit de automaat, of over het aantal Ipads. En is een communicatieadviseur en een HRM-adviseur eigenlijk wel nodig?
We zoeken naar een gemeenschappelijke taal, maar het gezelschap is divers: een jurist, een communicatiemanager, een pedagoog, een accountant, een personeelsadviseur. Het kost tijd om de woorden te vinden die voor iedereen hetzelfde betekenen. De vragen zijn ogenschijnlijk simpel. Waarom doen we het? Hoe doen we het? Wat doen we dan allemaal? En wat mag het kosten? Het gezelschap is pas klaar als de gespreksleider vrijdagmiddag de flappen oprolt en de stiften verzameld. Hij zal het de komende week allemaal nog even op papier zetten.
Als ik met een collega terugrijd naar de polder maken we de balans op. Was dit nu allemaal nodig? Zo’n heisessie kost veel tijd en dus geld, en de uitkomsten zijn nu ook weer niet zo geniaal dat niet iemand dat alleen had kunnen bedenken. Hadden we dat niet gewoon in Almere op kantoor kunnen doen? Maar dat is niet de maatstaf. Uiteindelijk gaat het om het vermogen samen te werken. Zo vanzelfsprekend is dat niet. Soms moet je de tijd nemen om ieders taal te leren spreken. Polderen doen we het liefst op de hei.